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Cómo elegir el lugar adecuado

8 April, 2014 , , Tucco Wedding Planner

Es un placer tener la oportunidad de compartir hoy con vosotros algunos de los consejos que consideramos importantes en la planificación del hospedaje de un evento. Una gran parte de la planificación de un evento exitoso está en ello, pero prestando atención a los pequeños detalles durante todo el proceso seguro que nos ayudará a que las cosas funcionen perfectamente cuando comience el evento. Todos queremos que nuestros eventos especiales o reuniones de negocios sean magníficos y memorables, así que vamos a ver los conceptos que nos harán más fácil obtener nuestro éxito!

Lo primero a tener en cuenta es el tipo de evento que queremos organizar, el presupuesto que tenemos y la fecha del evento. Algunos lugares son muy populares y es imprescindible reservar nuestro día deseado por adelantado! Puede sonar loco, pero en algunos lugares que ser reservado con mucho tiempo de antelación!

La mayor cantidad de lugares que podamos evaluar, más opciones tendremos en relación con el presupuesto, fecha de disponibilidad, tamaño y requerimientos de abastecimiento. Lo que todos queremos es conseguir la mejor oferta!

Villa Las Sirenas

Antes de comenzar nuestra investigación de lugares, tenemos que pensar en las necesidades de nuestros eventos, es decir, desde los audiovisuales a las opciones de menú, cada simple detalle importa! Satisfaciendo y cumpliendo con las expectativas de nuestros clientes es nuestro objetivo, por lo que vamos a ir siguiendo la siguiente lista:

1) ¿Evento en exterior o en interior? Debemos tener en cuenta la temperatura del lugar donde queremos alojar nuestro evento y las condiciones climáticas que podemos esperar de la fecha elegida. ¿Queremos la frescura de un jardín en primavera o queremos un lujoso salón de baile en un hermoso hotel? Podemos querer ambos!

2)¿Cuántos invitados estamos invitando a nuestro evento? El tamaño del lugar que estamos buscando básicamente, depende de las personas que asistirán al mismo y las actividades que hemos planeado.

3)¿Tiempo para una bocado, un menú completo o tal vez sólo un par de copas? Al planificar las comidas y descansos, tenemos que estar seguros de que contemplamos las alternativas de menú del lugar, y no te olvides de veganos, vegetarianos, productos sin gluten y sin azúcar! También podemos considerar la contratación de un servicio de catering externo y el costo del mismo.

4)Luces, cámara,… acción! Saca el máximo partido de los atributos de la ubicación para crear la atmósfera adecuada. la iluminación establecerá el estado de ánimo y la atmósfera que queremos en las diferentes partes de nuestro evento. Ya sea durante la hora del cóctel, almuerzo, cena, una reunión corporativa, o durante la fiesta, las luces personalizadas crearán el ambiente perfecto. Una vez más, no nos olvidemos de comprobar los servicios que ofrece el lugar y la posibilidad de contratar los servicios de alumbrado exterior.

5)¿Se requiere preparación audiovisual? Asegúrese de que el lugar tiene todo el material requerido. Si no lo tienen, comprobar y evaluar cuánto costaría un equipo audiovisual externo y proporcionarselo al lugar. Este simple detalle puede arruinar todo un acontecimiento!

6)¿Aburrido? Esa es la última cosa que quiero escuchar cuando tengo planeado un evento, entonces vamos a considerar las posibilidades que ofrecen los lugares para el entretenimiento. La música es una parte muy importante de la atmósfera. ¿Queremos tener una banda de música, un DJ o simplemente relajante música de fondo? Dependiendo del tipo de función, yo consideraría si el lugar puede albergar juegos, actividades de entretenimiento o competiciones. Definitivamente tenemos que disfrutar de ella!

7)¿Qué pasa con la accesibilidad? No estoy hablando solamente de la posibilidad de contar con personas con necesidades de asistencia en movilidad; También estoy considerando lo cerca que están los baños desde donde el evento está destinado a ser planificado realmente, etc. ¿Qué pasa con el acceso de cualquier equipo que necesita ser llevado a través de puertas del recinto? Detalles muy importantes que podemos obviar fácilmente sin previo aviso hasta que nos encontramos con un problema durante el evento!

8)Tiempo para fotos!! No seas tímido! Es tu evento y tu les vas a pagar por ello, así que haz fotos si estás planeando visitar in situ diferentes lugares! Será más fácil para ti tener un apoyo visual para tomar la decisión final.

Estos son algunos de los criterios básicos que siempre debes de seguir al seleccionar el lugar perfecto para celebrar un evento. Espero que suene interesante y que lo disfrutes! Prepárate para dedicar mucho tiempo y esfuerzo en la planificación y te puedo garantizar que va a valer la pena!

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